Ledarskap

Strukturera företaget utifrån värdeerbjudandet

Hur ett företag eller annan verksamhet organiserar sitt arbete och sin personal har stort inflytande på hur verkningsfull och resurseffektiv den blir, allt annat lika. Beroende på vad man vill uppnå och vilken kultur man vill bygga, finns det bättre och sämre sätt att organisera sig på – kanske till och med en optimal organisationsform.

Men själva strukturen utgör endast plattformen för arbetet, lika eller ännu viktigare för att bli framgångsrik är det individuella ledarskapet, personalens motivation, kompetens, kreativitet, affärsorientering, IT-stöd och så vidare.

Nuförtiden sitter en VD i genomsnitt inte mer är 5 år på posten, och med tanke på att en omorganisation från insikt via analys, förslag och beslut till införande och utvärdering kan ta flera år så får en nytillträdd VD bara en chans. Desto viktigare att det blir rätt, och görs på rätt sätt.

Överväg behovet
Vid motgångar som dålig tillväxt eller lönsamhet är det tyvärr många företagsledningars och dess styrelsers reflexmässiga beteende att organisera om, när problemet kanske kan lösas med andra åtgärder inom befintlig struktur. Kasta er därför inte över uppgiften utan att först ha ställt er frågan om vad som kan göras bättre i den organisation som redan finns. Däremot bör formen för hur man organiserar sig ses över och ifrågasättas med viss regelbundenhet, inte först när man står i en svår situation.

Gör saker i rätt ordning
Om beslutet ändå blir att designa en ny organisation, börja inte med strukturen i form av rutor, pilar och linjer – låt den komma sist. Gräv inte heller ner er i den gamla organisationens för- och nackdelar för mycket – vänd blad och börja om. Dagens organisation kanske ändå inte helt återspeglar hur jobbet görs. Dock det finns alltid styrkor i den nuvarande organisationen som man bör ta tillvara.

Den formella och den informella organisationen
I alla organisationer finns en formell organisation beskrivet som hur arbetet och ansvaret fördelas, hur information flödar, hur kunskap nyttjas och data bearbetas, hur medarbetarna belönas och befordras och inte minst hur beslut tas. Men det finns också informella komponenter att ta hänsyn till, som till exempel hur medarbetarna instinktivt agerar utifrån värderingar och normer, hur mycket man ställer upp på visionen, hur man inspireras att bidraga, hur meningsfullt man tycker arbetet är och hur man nätverkar utanför organisatoriska rutor och linjer. Båda dessa aspekter måste beaktas inför en omorganisation. Den informella strukturen i form av normer, nätverk, inställningar etc. kanske till och med behöver stärkas.

Värdeerbjudandet och strategin lägger grunden
Låt företagets syfte och värdeerbjudande lägga grunden för vilken organisationsform som väljs. Den optimala designen skall återspegla den valda strategin och de kritiska förmågorna. Exempelvis kan en snabbrörlig och adaptiv organisation vara mer ändamålsenlig än en som strävar efter att alltid vara perfekt på alla sätt. Imitera inte heller konkurrenterna eller överdriv sökandet efter best practices.
Utgå från de ni är, bygg på de talanger och ledare som företaget har och fokusera på det ni själva kan påverka. Designa för ansvarstagande (accountability) och ett fungerande tvåvägs informationsflöde.

Organisationsstrukturen
Till sist blir det ändå nödvändigt att välja struktur eller form för organisationen, till exempel mellan:

• Funktionell (linje)organisation eller projektorienterad
• Hierarkisk eller platt organisation
• Matrisorganisation eller med uppdelat P&L-ansvar
• Centraliserad eller distribuerad
• Affärsorienterad eller produktionsorienterad

Alla har sina för- och nackdelar, exempelvis kring det som kallas span-of-control. En alltför platt organisation leder till ett överväldigande stort antal direktrapporterande personer medan flera nivåer kan leda till trögrörlighet och små ”påvedömen” utöver att vara kostsam. I synnerhet bör inte VD ha fler än säg 7 personer rapporterande till sig för att kunna ha tid över för eget strategiskt tänkande, kundkontakt och för att ledningsmötena skall bli produktiva.

Styrning
Organisationsformen och styrningen (governance) hänger intimt ihop. Viktiga frågor är vilket mått av delegerat ansvar och befogenheter som byggs in, hur finansiell och annan rapportering går till, hur kommunikationen inom företaget fungerar.

Bemanning och befordran
Även bemanningen påverkas av organisationsformen, och delvis vice versa. Också karriärmöjligheter påverkas, i en funktionell organisation blir duktiga personer befordrade uppåt inom samma område medan en affärsorienterad och distribuerad organisation fostrar bredare och mångsidigare ledare.

Införande
En stegvis förändring från det nuvarande till det framtida är alltid att föredra framför en totalt ny organisation från den ena dagen till den andra. Både för att personalen skall ”hinna med” men framförallt för inte äventyra relation och leverans till kund. Ha som mest 5 ändringar på gång vid varje givet tillfälle.

Ansvar
Även om väldigt många, inklusive externa rådgivare, är involverade i analys, design och införande är det alltid VD som är huvudansvarig för en omorganisation och hur den kommuniceras. Denne slår dessutom an tonen för hur återkoppling från chefer och personal skall välkomnas och hur öppen man är för möjliga kommande uppdateringar av organisationen.

Flera av våra konsulter har från sina tidigare operativa roller på VD och ledningsnivå stor samlad erfarenhet av såväl olika organisationsformer som processen att organisera om.

Välkommen att kontakta oss för ett samtal om hur vi kan hjälpa er till en bättre organisation.